电子化档案管理系统有哪些内容
电子化档案管理系统主要包括以下几部分：
1. 档案数字化：将纸质档案转换为电子文件，包括扫描纸质文件、拍摄文档照片等方式，将文件转化为电子形式。
2. 档案索引与分类：对电子档案进行索引和分类，建立起档案的组织结构和层次，方便检索和管理。
3. 档案存储和备份：将电子档案存储在服务器、云存储等设备中，确保档案的安全和可靠性，并进行定期备份以防止数据丢失。
4. 档案检索和查询：通过电子化管理系统，可以快速检索和查询档案信息，提高工作效率和准确性。
5. 档案接收：具备电子档案接收功能，可以有效接收档案在线与离线的批量文件，并实时保存接收与处理记录。同时支持电子档案数量的清点、内容和元数据有效性验证，赋予电子档案唯 一标识。
6. 档案整理：具备电子档案的自动归类与排序等功能，支持档案的分类和排序的调整处理；维护档案各组成部分及相关数据信息间、档案与档案间的关联功能。同时具备批量格式转换的功能，生成符合国家、行业相关标准的用于长期保存和提供利用的电子档案。
7. 档案保存：具备对电子档案及目录数据库进行备份与恢复功能。同时具备对电子档案存储状况的监测和警告功能。另外，具备电子档案保护功能，电子档案没有授权不会被修改或删除，而且会保存长时间内的变动修改记录。
8. 档案利用：具备依据利用需求生成电子档案利用库的功能，支持高效筛选、检索和输出。同时具备对电子档案进行多条件检索，并能够对检索结果进行局部浏览和有选择性的输出。另外，具备档案在线借阅服务功能。最后，具备电子档案利用登记功能，保存档案利用者信息，并采取技术手段确保利用过程中的档案不被非法篡改。
9. 档案统计：具备对电子档案数量与容量的统计功能；内置常用电子档案工作统计报表；提供报表制作工具，支持用户自定义统计报表。
以上内容仅供参考，不同公司的电子化档案管理系统具体内容可能会略有不同。
电子档案管理系统是指对电子档案进行什么？
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。我们的档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案培训、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。
这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。
什么是数字档案管理系统？
数字档案管理系统是一种基于数字技术实现的档案管理系统，它将传统的纸质档案数字化，使其能够通过电子设备进行管理、查询和维护。它可以帮助机构和企业更好地管理和保护档案，提高档案利用率，降低管理成本和风险。
数字档案管理系统通常包括以下组件：
1. 文档扫描：将纸质档案进行扫描、转换为电子文档。
2. 文档索引：将电子文档进行索引，建立档案目录，方便查询。
3. 文档存储：将电子文档存储在服务器或云存储中，提供快速的访问和备份。
4. 检索和浏览：提供多种查询方式，包括关键词搜索、分类检索和文档浏览。
5. 文档管理：包括文档归档、上传下载、文档备份等管理功能。
6. 文档安全：提供多种安全措施，包括权限管理、加密、防火墙等，对档案进行保护。
数字档案管理系统的优点在于，它能够提高档案管理的效率和准确性，减少档案空间和管理成本，同时也能够增强机构和企业的信息化程度，提升服务水平和品牌形象。
电子档案管理系统的系统功能
集中存储：为企事业单位搭建海量文档集中存储的平台，实现统一的文档共享。目录结构：支持树形目录结构，可无限创建文件夹和子文件夹结构。可自定义目录排序。组织内部所有成员可轻松的实现文件的安全共享与查看。文档排序：支持根据文档的标题、大小、日期、上传人等属性进行排序。显示模式：支持目录以列表模式或缩略图模式显示。全文搜索：E6全文搜索及高级搜索引擎帮您快速从海量资料中精准查找所需文件。文档编辑器：可直接在系统浏览器中创建、阅读和编辑Office文件，无须改变现有的任何操作习惯，无需下载或安装软件。多文件上传：E6支持文件的批量上传及压缩包导入，实现文档资料的快速轻松存储管理，支持Office文档、PDF、图像、音视频和图纸等各类型文件。版本管理：E6强大的版本管理功能，文档关联多版本，避免错误版本的使用，同时支持历史版本的查看、回退与下载。自动编号：系统提供25种变量，可自由组合设计编号规则。配合规则进行条件匹配可实现灵活的编号效果。文档审计：文档审计信息描述了文档生命周期全过程中的每一个动作，包括操作人、动作、日期时间等信息，通过审计跟踪您可以全局掌握系统内部所有文件的操作情况。Office集成：E6与Office无缝集成，可直接在系统中新建、阅读、编辑各类Office文件，包括Word、Excel、PowerPoint、WPS、Visio等格式。摘要及缩略图：系统会自动为上传的Office文档、txt、pdf等类型文件生成摘要；系统支持为图片、音频、视频类文件增加摘要及缩略图，便于预览查看。摘要及缩略图功能简化了操作，用户无需逐个打开文档即可快速预览文档内容。锁定保护：E6除了提供权限控制保护外，还提供锁定保护机制，文档作者和管理权用户可将文档锁定，确保文档不被随意修改。当文档需要修改或删除时，可以解锁，保证文档的正常操作。文档链接：支持将文档发送至常用文档，用户无需每次在打开各个目录中查找； 支持将文档发送至目录，方便其他部门查阅；支持将文档发送至指定用户从而协同完成工作； E6与电子邮件集成，支持直接将文档发送至Email，无需登录邮箱及手动上传附件，操作简便、非常实用。关联文档：文档新建或上传后，系统会自动或手动为文件生成唯一编号，支持文档的批量关联。E6支持通过文件唯一编号，实现文档与相关文档、图纸、图片及其它格式附件进行关联，点击链接即可一键快速查看。系统会自动为上传的Office文档、txt、pdf等类型文件生成摘要；系统支持为图片、音、视频类文件增加摘要及缩略图，便于预览查看。摘要及缩略图功能简化了操作，用户无需逐个打开文档即可快速预览文档内容。规则应用：系统支持为目录设定规则，指定动作、条件和操作，当动作触发符合设定的条件，系统则自动执行规则的操作。规则两个主要功能：一是将文档自动归档到规则指定的目录下，实现规范化管理；二是：文档自动发起审批进入流程，实现文档审批自动化。权限管理：提供权限控制机制，可针对用户、部门及岗位进行细粒度的权限控制，控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印、订阅等操作，实现文档安全共享。存储加密：文件采用加密存储，防止文件扩散，全面保证企业级数据的安全性和可靠性。模板管理：支持在系统中创建大量Office模板文件，授权给用户使用。用户在新建文档时，可调用授权的模板。系统自动统一规则命名文档，实现文件名标准化管理。文档借阅：E6支持将公共文档和个人文档进行借阅管理，借出过程中可控制用户访问权限。被借阅用户会收到系统发送的即时消息通知。系统支持根据时间对借出的文档自动进行收回处理。多媒体查看器：E6除了管理文档外，还支持多媒体数字资产的存储及管理。您可以直接在系统中预览图片、播放视频、音频。支持的格式包含：gif、jpg、png、 bmp、psd 、ai 、tif 、mp3、wav、wma、flv、mpg、 avi 、wmv、mp4等。CAD图纸管理：E6为了满足工程建筑、房地产等行业的需求，支持AutoCAD、SolidWorks、Pro/E、STL等300多种文件格式的在线预览及管理，减少等待预览及审核图纸的时间。纸质文档电子化管理：E6除了可以管理电子文档、多媒体文件、CAD图纸外，还支持纸质文档电子化管理。通过扫描仪将纸质文档转化为电子的图片或者PDF存储至系统。Office无缝集成：E6与Office无缝集成，系统操作与本地操作无异，无需改变任何习惯，即可快速上手熟练使用系统，可多人协同编辑文档，多版本管理，提高工作效率。扫描仪集成：与扫描仪紧密集成，通过扫描仪将纸质资料转化为电子的图片或PDF文件存储。减少通过文件柜或抽屉查找纸质文档所花费的时间，降低纸质文档可能被损坏、丢失的风险或正在被另一用户使用而重复复印造成大量纸质成本的浪费。
电子档案系统应包括哪些功能
电子档案系统应包括哪些功能
档案管理系统主要功能：档案流水化采集功能实现多人多客户端对多本档案同时进行扫描采集功能，并按操作角色进行分工及权限管理。以下我为大家整理了电子档案系统的功能，希望对大家有所帮助！
1、档案类型管理：
可自由定义档案的管理类型及其架构，符合国家标准。
2、档案属性管理：
属性分为系统标准属性与可由用户自定义的附加属性，并可根据分类进行继承，并且可以调整自由匹配列表显示属性，实现客户对于不同类型档案（如实物档案和照片档案）属性管理的需要。
3、档案信息的采集：
提供属性新建、扫描新建、网页新建、批量新建等多种档案录入功能。支持Excel表格导入形成案卷与卷内目录以及数字文件的根据题名、档号、顺序号等对应信息批量对应上传的功能。
4、归档编辑功能：
文件归档编辑功能，综合档案的录入、纸质扫描文件的引入、电子文件的引入、批量录入、批量修改、综合档案表格打印等，在一个界面上，即可实现从文件到档案的全过程。
不同的用户可根据被授予的权限，在不同的文件管理分类中分散进行整理工作，亦可利用归档编辑功能实施集中整理，甚至根据管理需要，采用混合模式对归档文件进行整理，大大地提高了档案管理人员的工作效率和管理的灵活性。
5、权限管理：
针对不同管理对象（如不同的电子案卷）可采取不同的权限控制，提供使用权限以及接触密级权限的二维权限管理。
6、编号管理：
档案注册可自动生成归档编号、统计文件数及页数，完成档案归档
7、档案借阅申请：
当只有条目阅读权，但需要查看信息的内容时，可向该条信息的管理员申请借阅电子文档。
8、档案利用统计：
有权限的用户可随时对文档的利用情况、利用明细以及利用排名等信息进行可自定义事件、借阅人等范围的统计。不仅掌握文档资料的利用情况，还能统计文档的使用热度。
9、档案检索：
持按关键字搜索、限定属性的组合条件搜索以及全文搜索。
10、过期档案管理：
根据国家法规和行业规章，档案都是有保管期限的，超过保管期限的档案实体可以销毁。对于电子档案，超过保管期限时，可以注销，也可以删除，但如果存储空间许可，注销或转移保存更为可取。
电子档案存储管理制度
第一章 总 则
第一条 为了加强电子文件的存储管理，保障电子档案的安全保管，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件存储与管理规范》〔GB/T 18894-2002〕、《重庆市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》和有关法规、国家标准、行政规章，结合重庆市实际制订本制度。
第二条 本制度参照重庆市电子档案管理技术标准执行。
第三条 本制度以维护电子档案的真实性、完整性、有效性为原则，保证电子档案的安全性和可利用性。
第四条 基本术语解释
（一）电子文件是指法人、其他组织和个人在公务活动中形成的数字形态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件，用数字(比特)形态表现，通过编码和解码来输入和输出。
（二）电子档案是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值，按照有关电子文件存储管理规定处理并且已经存储的电子文件。
第二章 电子档案的存储
第五条 电子文件具有对计算机系统的依赖性、非人工直接识读性、复制传递的高保真性、信息与载体的可分离性、信息内容的易改性、载体的不稳定性等特性，并且对于不同信息类型的电子文件，由于其技术特点不同，存储载体和记录信息的标准、算法也不同，所以电子档案的存储应根据电子文件的特点分别采取措施保证其原始性、真实性、完整性：
（一）字处理文件
1、TXT文档可以作为电子档案直接存储。
2、XML文档可以作为电子档案直接存储。
3、对于其它类型的文档，如果无法转换为XML或TXT格式，则应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。
（二）图像文件
1、TIFF格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。
2、JPEG格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。
3、其它格式图片应转换为以上两种格式中任意一种，有特殊压缩参数的要作说明。
4、对于无法转换格式的图片应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。
5、由扫描仪获得的图像电子档案，对于普通纸质档案来说光学分辨率不低于200dpi，对于照片档案来说分辨率不得低于600dpi。
6、由缩微胶片扫描仪获得的电子档案，对于16mm胶片来说分辨率不低于200 dpi，对于35mm胶片来说分辨率不低于600dpi。
（三）图形文件
1、图形文件的存储要求参见图像文件的存储要求。
2、存储时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，对相关软件及各种数据信息应一并存储。
（四）影像文件
1、MPEG格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作为电子档案直接存储。
2、对于无法转换格式的影像文件应按原格式存放并将有关的软件、压缩算法和计算机系统信息一并存储。
（五）声音文件
1、WAV格式声音文件可以作为电子档案直接存储。
2、MP3格式声音文件可以作为电子档案直接存储。
3、对于无法转换格式的声音文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。
（六）多媒体文件
1、多媒体文件包含多种信息形式，信息完整的多媒体文件可以作为电子档案直接存储。
2、多媒体文件依赖的计算机软硬件信息及相关参数应一并存储。
（七）数据库文件
1、数据库文件DBF格式可以作为电子文件直接存储。
2、对于无法转换格式的数据库文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。
（八）超文本文件
1、超文本文件包含的信息较多，存储时注意数据的完整性。
2、信息完整的超文本文件可以作为电子档案直接存储。
3、超文本文件依赖的计算机软硬件信息应一并存储。
（九）计算机程序
1、计算机程序可以作为电子档案直接存储。
2、计算机程序依赖的软、硬件平台说明应一并存储。
（十）数据文件
1、数据文件的类型较多，包含以上所示的多种类型，具体类型的存储办法参考以上各类型的存储办法。
2、数据文件应对数据来源进行说明并一同存储。
第六条 对电子档案的说明性文档一律用TXT文档编写。
第七条 在符合软、硬件平台条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。
第八条 电子档案中涉及的`口令、密匙、权限管理说明等应同电子档案一并存储。
第九条 保存与纸质等档案内容相同的电子档案时，要与纸质等文件之间互相建立准确、可靠的标识关系。
第十条 用扫描仪、视频压缩卡等设备获得的电子档案，如果采用非标准算法，则应将相关软件一并存储。
第十一条 计算机系统运行和信息处理等过程中设计的各类参数、管理数据等应与电子档案一同存储。
第十二条 电子档案应该拷贝到耐久性的载体上，一式3套，一套封存（A），一套供查阅利用（B），一套异地保存（C）。对于加密的电子文件，则应在解密后再完成上述工作。
第十三条 在相同条件下，电子档案的存储载体的选择应优先考虑可靠性和先进性。本标准推荐的存储载体是：只读光盘、磁带等。禁止使用软磁盘作为电子档案的长期保存载体。
第十四条 对于具有稳定可靠的网络环境的单位具体要求：
1、电子档案应存放于指定的计算机服务器上，服务器必须采取磁盘镜像、双机容错等备份措施。
2、内部局域网要有可靠的安全防范措施和管理制度，系统设备更新时必须制定严格的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行。
第十五条 电子档案的保管要求除应具备纸质档案的一般要求外，还应符合下列条件：
1、存储载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，作到防尘、防变形，避免阳光直接照射。
2、环境温度选定范围：17---20℃，相对湿度选定范围：35%--45%。
3、存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离，远离热源。
第十六条 电子文件存储时必须检查病毒及其他危害计算机的隐患，对于不能清除隐患的电子文件不得存储。
第十七条 存储电子档案的光盘应放入盒中存放，A、B两套电子档案应分开保管。
第十八条 电子档案的有效性保证：
（一） 随着计算机技术和设备的更新发展，存储载体或电子档案数据会出现兼容性问题。
1、存储载体出现兼容性问题时应更换先进、可靠的存储载体进行复制。
2、电子档案数据出现兼容性问题时应对电子档案进行升级转换并进行复制。
3、复制后旧版存储载体应至少保留四年。
（二）刻录光盘时采用整盘刻录（disk-at-once recording）方式，不得使用多段刻录（multiseion recording）等方式。推荐使用的刻录软件为： NERO BURNING6、WINONCD6以上版本。
（三）对磁性载体每2年、光盘每4年进行一次有效性、安全性检查，对存储载体的寿命、存储载体的兼容性、电子档案的兼容性等问题进行抽查，抽检率不得低于30%，发现问题要及时补救。
（四）存储在磁带上的电子档案，每年应倒带一次，五年转存一次。
（五）检查、拷贝、转换等情况要做好登记。
